청년활동을 하다보면 다양한 행사를 기획하게 됩니다.
이중에서는 내부의 구성원의 멤버쉽 형성이나 교육 등을 위한 프로그램도 있지만, 사람들에게 참여 를 개방하는 경우도 많습니다. 특히 최근에는 사회문제 해결을 위해 다양한 구성원들의 토론과 합의 가 점점 중요해지면서 공론장이 많이 열리고 있습니다.
공론장이란 무엇을 말하는 것일까요? 학술적으로 공론장이란 사회구성원간의 합리적 토론을 통해 서 사회구성원들의 보편적 이익에 관한 사회적 합의(social consensus)를 도출하는 담론적 공간을 의미합니다. 조금 쉬운 말로 풀어보면 공적인 문제해결을 위해 여러 사람이 함께 논의할 수 있는 장 소나 환경을 만드는 것을 의미한다고 할 수 있습니다.
이렇게 놓고 보면 공론장은 매우 다양한 형식으로 기획하고 운영할 수 있습니다. 이 매뉴얼에서는 제가 함께 기획하고 참여했던 토론회(포럼)을 기획하고 준비하는 일을 예시와 함께 담아보려고 합니다.
Step 01
토론회 기획안은 '취지'가 제일 중요하다.
우리가 알고 있는 토론회의 가장 일반적인 형태는 1발제 2토론 3 참석자 질의응답(토론)으로 이어지는 진행입니다. 이렇게만 놓고 보면 장소 섭외 등 실무 외에 각 발제 및 토론자만 섭외되고 나면, 토론회 기획은 사실 크게 신경 쓸 것이 없다 생각할 수 있습니다.
하지만 토론회를 준비할 때 사람들이 가장 흔하게 하는 실수가 바로 “발제자 혹은 토론자 섭외를 누구로 할까"만을 중 심으로 생각하는 것입니다. 물론, 토론회의 성패는 양질의 토론에 달려있는 만큼 좋은 연사를 섭외하는 일은 매우 중요 합니다. 그러나 해당 토론회의 취지와 목적이 분명하지 않으면 연사들도 발표의 방향을 잡기가 어렵습니다.
강연섭외나 관련 행사에 초대를 했는데, 안내가 충분하지 않은 것만큼 당황스러운 일이 있을까요? 이를 방지하기 위해서는 기획 단계에서부터 충분히 토론하고 이를 기획안에 잘 담는 것이 중요합니다.
기획안을 작성할 때는 해당 이슈(의제)를 다루게 된 사회적 맥락이 무엇인지, 토론회를 통해 이야기 나누고 싶은 주제 가 무엇인지를 취지에 담습니다. 이렇게 잘 정리해 놓은 기획이 있다면 이후 홍보 메시지 등을 만들고, 연사를 비롯한 행사 관계자들과 소통비용을 줄이는데 큰 도움이 됩니다.
👨🏻💻 서울시 청년정책 협력포럼 기획안 중
👨🏻💻 서울시 청년정책 협력포럼 기획안 중
Step 02
잘 정리된 큐시트-체크리스트가 행사를 200% 편하게 한다.
발제자가 섭외되고 전체 흐름이 정리되면 큐시트를 작성하는 것이 좋습니다.
큐시트는 원래 방송이나 공연에 연출과정을 상세하게 적어 놓은 일정표를 말합니다. 토론회의 경우 이와 동일하지는 않지만 전체 흐름을 볼 수 있도록 한다는 것은 동일합니다. 최근에는 행사를 온라인 중계로 진행하는 경우도 많아 필요하다면 영상/마이크/음향까지 기록하기도 합니다.
무엇보다 보통 행사준비를 여러 명이 함께 진행하는 만큼, 실무자들이 공통적으로 이해하고 같이 준비할 수 있도록 해야 합니다. 때문에 행사 때 큐시트를 작성하는 연습을 많이 하시는 것을 추천 드립니다.
📸 행사 큐시트 예시
토론회를 하다보면 생각보다 자잘자잘하게 준비해야 하는 물품들이 많습니다.
관련해서 큐시트와 함께 실무 리스트 및 역할 정리도 정리해 놓으면 많은 도움이 됩니다. 위에 포럼을 준비할 당시에 작성했던 실무 체크리스트를 공유합니다. 토론회 실무 준비에 도움이 되시면 좋겠습니다.
📸 실무를 위한 물품 체크리스트 예시
더불어 당일 담당업무 역시 아래의 예시처럼 구체적으로 정리를 해놓는 것이 좋습니다. 디테일하게 정리하기 어렵다면 반드시 실무 총괄과 발제/토론자 안내의 담당이라도 따로 정리해야 행사 당일 혼선을 줄일 수 있습니다.
📸 업무 배치 및 역할 정리 예시
Step 03
섭외와 안내는 정성을 담아 꼼꼼히
발제의 주제에 따른 내용이 구성되고 나면, 발제자 및 토론자 섭외를 진행합니다.
토론자의 경우, 발제문이 오고 나서 토론문을 작성해야 하기 때문에 발제문 취합 시기 등을 잘 고려해서 일정을 잡아야 합니다. 그리고 가능하다면 온라인으로라도 사전에 연사들과 사전회의를 하는 것이 좋습니다.
사회자, 발제자 및 토론자 섭외 진행시에는
(단체소개) 행사소개 및 기획안+ 발표 요청주제에 대한 설명을 충분히 담아 메일을 발송합니다. 관련해서 진행되는 실무적 사항(ppt 디자인을 하는지, 주소 및 오는 길 안내 등)도 안내를 꼼꼼히 진행하시는 걸 추천드립니다.
Step 04
사람들의 목소리를 담기위해 끝까지
사실 평균 1시간 30분에서 2시간 정도 진행되는 토론회에서 많은 사람들의 목소리를 담기란 매우 어렵습니다. 하지만 전문가나 준비된 발제뿐 아니라 현장에 참여하는 사람들의 이야기를 듣기 위한 노력을 반드시 하는 것이 필요합니다. 이것이 공론장의 취지에도 맞을 뿐 아니라, 토론회를 더욱 의미 있고 풍성하게 만들어 주기 때문입니다.
사람들의 참여를 이끌어 내기 위해서는 '참여 조직과정'을 꼼꼼히 진행하는 것과 당일 현장기획에 반영하는 것 등이 가능합니다.
우리가 토론회를 열면 보통 조직과정에서 보통 관련 의제나 현장에 관심이 있을 것 같은 단체 혹은 커뮤니티에 참석 초대를 하게 됩니다. 문제는 다른 단체나 커뮤니티를 조직할 때 보통 관련한 웹포스터 등에 홍보물 게시를 중심으로 요청하는 경우가 많다 는 점입니다. 개인적으로 이와 같은 방법은 매우 좋지 않다고 생각합니다. 정중히 참석을 요청하거나 초대한다는 마음으로 연락을 진행하는 것이 중요합니다.
사전에 참석자 정보 및 간단한 의견 설문을 진행하는 것도 방법입니다. 해당 주제에 대한 사람들의 의견을 미리 파악할 수도 있고 참석자들의 대략 파악할 수 있습니다.
개인적으로는 현장 진행에서 관련한 의견을 적극적으로 받거나 피드백 하는 시간을 중요한 기획으로 넣는 것이 중요하 다고 생각합니다. 온라인 중계를 예로 들면, 사회자와 토론자가 일방적으로 말하고 끝내는 것과 관련한 질문들을 받아 상호 소통하는 방법으로 진행을 하는 것은 참여자 입장에서 매우 큰 차이가 있습니다.
토론회 이후에는 참석자를 대상으로 간단한 평가 설문을 진행하는 것도 좋습니다. 토론회 주요 내용을 공유하면서도 주요 토론, 발제 내용이외에 참석한 사람들의 의견도 함께 담아 공유한다면, 참석하지 않은 사람들도 관련한 의제와 주제에 대해 한번 더 생각해 볼 수 있는 계기가 될 것입니다.
출처 전국청년정책네트워크(작성 : 송효원)
📫 youthnetwork.kr