🎙 회의를 좋아하는 사람이 있을까요?
사람에 따라 대답하기 다소 어려운 질문일 수 있습니다.
질문에 '그렇다'고 답을 한 사람도, '아니다'라고 답을 한 사람도 한 가지 공통적인 것은 모두 경험에 근거한 이야기 일 것이라 생각합니다. 그래서 이 질문에 대한 답은 [모여서 의논하는 행위會議] 자체에 대한 견해라기보다 “00한 회의에 대한 호불호를 말한 것일 테지요.
그런데 안타깝게도 활동을 하다 보면 (저도 그렇고) 대부분의 사람들은 좋은 회의에 대한 것보다,안 좋은 회의에 대한 기억이 더 많습니다. 그건 사실 확률의 문제라기 보다, 단 한 번일지라도 최악의 회의를 하고 나면 정신적·신체적 데미지(?)가 매우 크기 때문이 아닐까 생각해 봅니다.
우리가 하는 일들은 대체로 혼자 할 수는 없으니, 청년활동에 회의는 필수요소입니다.
힘들다고 회의를 피할 수도 없습니다. 어떻게 하면 매번 회의를 잘할 수 있을까요?
회의는 잘하는 방법을 매뉴얼화하자니 고민이 많아졌습니다.
조직의 상황, 구성원의 조건, 논의하는 안건의 성격에 따라 회의의 목표와 방법이 달라지기 때문입니다. 그래서 저는 회의는 최악을 피하는 게 최선이라는 생각도 합니다.
그래서 매뉴얼의 부제를 "최악의 회의를 피하는 법"이라고 달아보았습니다.
Point 01
👨🏻💻 회의는 '왜' 하는 것일까?
저는 사람들이 회의하는 모습을 살펴보면, 그 공동체(조직)의 상태를 파악할 수 있다고 생각하는 편입니다. 회의를 하게 되면 크고 작은 중요도를 떠나 조직의 의사결정이 일어납니다. 그렇다 보니 조직이 권위적인가 평등한가, 구성원들이 서로를 신뢰하고 있는가. 일을 하기 위한 구체적 체계와 업무분장이 분명한가가 회의의 풍경에 고스란히 드러나는 것이지요.
조직의 문화, 구성원 간의 신뢰 등이 기반이 되어야 업무를 나누고 일을 집행하는 것이 기계적이지 않습니다. 미션에 대한 이해를 바탕으로 각자의 역할에 대한 이해 속에서 관련한 일들을 협업해서 해 나간다는 것을 회의를 통해 느끼게 되는 것이지요.
회의는 이러한 선순환을 만드는 조직운영 중요한 축입니다. 사업기획과 집행이라는 협소한 생각으로 회의를 진행한다면 좋은 회의가 되기 어렵습니다. 회의를 통해 조직을 구성하는 사람들의 일의 조각과 동료적 감각을 맞추어 간다는 생각으로 운영하는 것이 필요합니다.
Point 02
😡 자신의 불안함을 달래기 위한 회의는 하지 말자
사실, 회의를 소집하거나 요청할 때 사람들이 “나의 불안을 없애야지." 라고 생각하며 회의하는 경우는 없을 것이라 생각합니다. 기획에 대한 의견을 모아야 해서, 업무를 분장하거나 점검해야 해서, 구체적 내용(입장)에 대한 토론을 해야 해서 등 회의를 해야 하는 이유는 다양합니다.
그런데 회의가 끝나고 나면 유독 “이 회의 왜 한거지?" 라는 생각이 드는 회의가 있습니다. 그럴 때는 꼭 의심을 해봐야 합니다. 물론, 논의가 공전하거나 구성원들 사이에 이견이 있어서 어떠한 결정을 하지 못했을 때도 위와 같은 생각이 들 수 있습니다. 그러나 이런 경우 그 자체로 이견을 확인한 것이 논의의 결과일 것입니다.
문제는 이를 제외하고도 하지 않아도 되는 회의를 했다"는 의구심이 드는 경우입니다. 이런 경우 대부분은 정확한 목적없이 운영자의 불안감을 해소하기 위해 회의를 할 때 발생합니다.
불안함을 달래기 위해 하는 회의는 비단 주재자에게만 해당되는 것은 아닙니다. 사업 담당자가 회의를 해야 할 것 같다고 요청하는 경우가 왕왕 있습니다. 일을 하다보면 다른 사람의 의견도 듣고 싶고, 확인받고 싶어하는 것이 인지상정이기 때문입니다. 이럴때도 덮어놓고 회의를 소집하기보다 개별 소통으로 해결 할 수 있는지, 전체 회의를 해야 하는지를 잘 구분해야 합니다.
만약 현실에서 이것이 잘 구분되지 않는다면, 이유는 무엇일까요? 그것은 일에 대한 장악력이 떨어지기 때문입니다. 만일 운영자가 이런 상황이라면 논의를 붙이는 것도 일을 점검하는 것도 효율적으로 되기 어렵습니다. 이를 회의를 통해서 확인하려고 하니 토론은 답답하고, 점검과 업무분장은 길어집니다.
물론 일의 집행상황을 파악하고자 하는 회의도 있습니다. 이런 회의는 무조건 짧게 정말 파악만을 목적으로 해야 합니다. 파악도 되지 않는데, 토론을 붙이거나 하면 구성원들의 이해가 각각 달라 그것을 이해시키는데 진이 다 빠지게 됩니다.
Point 03
🕑 사전 협의는 시간될 때 하는 것이 아니다.
보통 회의 준비라고 할 때, 사람들은 안건준비, 사전공지 등만을 생각하는 경우가 많습니다. 일을 할때는 개별협의(논의) - 회의 개별논의(협의)의 사이클로 일해야 합니다. 꼭 회의를 하지 않고도 개별로 협의할 수 있는 것들은 "성실히" 사전에 진행하는 것이 필요합니다.
이렇게 개별협의를 해야 하는 것의 중요성을 이야기 하다보면 일을 하느라 시간이 없었다"는 이야기를 종종 듣곤 합니다. 하지만 이것은 사실 핑계에 가깝습니다. 사전에 협의하는 것 자체가 하나의 일이기 때문입니다.
해도 되지 않아도 되는 회의를 여러번 하다보면 자연스레 프로젝트에 대한 열의도 사라집니다. 이것이 "나를 위한 회의가 아닌, “모두에게 도움되는 회의가 무엇인지 고민이 많이 필요한 이유입니다. 회의는 여러 사람의 시간과 품을 쓰는 일이라는 것을 꼭 기억하면 좋겠습니다.
Point 04
😥 “의견주세요"라는 것은 다소 무책임한 태도
회의를 진행할 때는 안건별로 반드시 회의에서 물어볼 질문들이 구체적이어야 합니다.
우리가 행사를 할 때 보통 행사의 시뮬레이션을 돌리는 것을 상상하시면 됩니다. 대략의 큐시트를 작성하고 나면 행사가 어떻게 진행될지 대체로 그림이 그려집니다. 현장에서 나오는 이야기와 상황은 변동이 될 수 있지만, 사전에 이러한 그림이 없이 행사를 하는 경우는 없습니다.
회의도 마찬가지입니다. 전체 안건과 구성원 허락된 회의시간을 두고 전체적 흐름이 손에 잡히지 않는 회의는 실패할 확률이 매우 높습니다. 회의를 진행하는 것은 전체적으로 각 안건에 해당하는 사업 담당자들 역시 관련해서 토론하거나 논의해야 하는 것에 대한 질문이 명확해야 합니다.
기획안을 두고 회의를 한다고 가정해 봅시다. 개인적으로 생각하기에 가장 무책임한 경우는 기획안을 발제한 이후에 "의견주세요" 라고 말하는 것입니다. 무슨 의견들 달라는 것인지, 어떤 지점이 고민이 되는 것인지, 구성원들과 토론해보고 싶었던 것은 무엇인지를 이야기 하지 않으면, 누구도 좋은 의견을 줄 수가 없습니다.
ppt주제발표와 회의는 다릅니다. 상호소통과 토론이 활발히 되지 않는다면 발표를 하고 의견을 교환할 일이지, 마주앉아 회의를 할 필요가 없습니다.
Point 05
📋 논의의 결과는 반드시 구체적으로
슬회의는 조직(공동체의 체계를 타고 일을 진행시키기 위한 하나의 중요한 과정입니다. 때문에 회의 이후, 각 구성원이 어떻게 일을 진행해야 하는지 분명하게 인지하고 계획을 세울 수 있어야 합니다.
사실 결과가 없는 회의는 의미가 없습니다. 그 결과란 "이 회의 이후 무엇을 할 것인가를 의미합니다. 여기서 할 일은 매우 구체적이어야 합니다. 이 중 실무의 업무분장은 매우 분명한 편입니다. 웹포는 A가 기획안 수정은 B가 진행한다는 것이 회의의 결과입니다.
문제는 기획이든 정책이든 내용토론을 하는 경우입니다. 이 회의의 결과가 "다음회의까지 더 생각해봅시다"로 끝나는 것은 의미가 없습니다. 레퍼런스를 더 찾아보자, 관련해서 00 사람들을 만나보자의 구체적 실천과제가 나와야 합니다.
Point 06
💻 안건작성과 실무에 관한 몇 가지
이안건지 작성에서 중요한 것은 보고안건과 논의안건을 구분하는 일입니다. 총회 등을 해야 할 때 알아야 할 의사진행 용어(심의·의결등)에 대한 것까지 구분해서 고민할 필요는 없지만, 일상회의에서 보고안건과 논의안건까지만 구분해서 논의해도 훨씬 효과적인 회의가 진행됩니다.
안건지는 사람들이 안건지를 작성할 때 구체적인 내용 말고 안건의 명칭만 써 놓는 경우가 많은데, 관련한 내용이 작성되지 않으면 회의가 체계적으로 진행되기가 어렵습니다. 메모 수준으로라도 관련 내용을 정리할 수 있도록 미리 준비하는 것은 필수입니다.
회의 안건지와 결과보고의 경우 행정이나 기업에서는 각각의 포맷이 일정하고 인트라넷을 통해 결제 시스템이 작동하기 때문에 정형화된 문서 포맷을 지키는 것이 중요합니다. 그러나 우리가 하는 청년활동에 매번 행정과 같은 회의 문서들과 작업이 필수적인 것은 아닙니다. 그리고 현실적으로 완벽하게 작업하기가 어렵기도/불필요하기도 합니다.
그럼에도 꼭 제안하고 싶은 것은 안건지와 결과보고(공유)를 위한 포맷들을 만들어 놓는 일입니다. 회의록이 그 자체로 조직의 역사가 되기도 하거니와, 이후 활동 및 조직의 이월에도 도움이 되기 때문입니다.
🏁 FIN.
나는 어떤 회의 진행자일까?
앞서 했던 질문을 바꿔보겠습니다.
"회의를 진행하는 것을 좋아하시나요? 혹은 회의 진행이 어려우신가요?"
(사람마다 차이가 있겠으나) 아마도 연차가 있는 활동가들이라면 회의를 진행하는 것 자체가 어렵다는 생각을 하지는 않을 것이라 예상합니다. 어느 조직이든 그럴 테지만, 특히 청년활동을 하는 우리들에게 회의는 매우 익숙하고 자주하는 행위이기 때문입니다.
대체로 우리가 하는 일들의 연차가 쌓이면 대부분이 자신을 포함한 동료들의 장·단점에 대한 이해와 파악을 하게 됩니다. “나는 글을쓰거나 무엇인가를 분석하는 것에 소질이 있다." "사람들과 이야기하고 무언가를 만들어가는 것을 좋아한다", "나는 기획능력이 좀 부족한 것 같아” 등 아주 체계적이거나 분석적이지 않아도 자신이 발전시켜 나갈 것과 그렇지 않은 것을 고민하기 마련입니다.
그런데 생각보다 많은 활동가들이 자신이 진행하는 회의방식 (스타일/태도/스킬)등에 대해서는 생각해보지 않는 경우가 많습니다. 저는 그 이유를 '회의'를 잘하고 싶은 욕구(혹은 필요가)를 크게 느끼지 않기 때문이라 생각합니다.
더불어 회의는 대부분 조직의 운영자(리더)가 진행하는 경우가 많고 많은 경우 대체로 일정한 시간에 참석하면 되는 것이니, 특별한 노력이 필요하다는 생각을 하지 못하는 경우가 많습니다. 하지만 시간이 지나면 누구나 회의진행자가 될될 수 밖에 없다는 걸 다들 잘 알고 있을 거라 생각합니다.
저는 단언컨대, 회의의 질은 99% 주재자의 능력에 달려있다고 생각하는 편입니다. 물론 회의를 잘하자면 회의 구성원들의 준비도 역시 중요한 역할을 합니다. 하지만 구성원들을 준비시키는 것도 회의를 준비하는 사람의 몫이기 때문이지요.
이 매뉴얼을 읽으시면서 자신의 회의 스타일을 한 번씩 돌아보시면 어떨까요? 더불어 자신의 회의 스타일에 대한 평가를 주변인들에게 허심탄회하게 들어보는 계기가 되었으면 합니다.
출처 전국청년정책네트워크(작성 : 송효원)
📫 youthnetwork.kr