첫 출근하던 날, 무엇을 했는지 기억이 나시나요?
우왕좌왕 정신없이 새로운 환경에 적응하느라 까맣게 잊어버리신 분들도 많을 거에요.
가만히 첫날을 되돌아보면, 아마도 대부분의 회사에서는 내가 일하게 될 자리와 환경을 알려주고,
일할 때 사용할 이메일 계정을 만들자고 하죠.
지정된 자리가 있는 환경이라면 아마도 내가 사용하게 될 전화기도 세팅해 주었을 거예요.
그리고 어느 정도 시간이 지나면 내 이름과 회사의 정보가 담긴 명함도 전해주죠!
설렜던 그 시간들이 지나고 나면, 우리는 이제 회사에서 전달해 준 정보와 물건들을 잘! 정확히 사용해야 합니다.
그런데, 우리에게 이런 기본 of 기본의 정보를 알려주는 곳은 많지 않아요😥
그래서 준비했습니다.
사회 초년생 & 초보 활동가들을 위한 이메일, 전화, 명함 사용법!
ㅣ 이메일도 알고 쓰는 것과 모르고 쓰는 것이 다르다?
CC, FW, RE… 이게 다 무슨 얘기인지 도통 모르겠다면, 지금부터 천천히 하나씩 짚어드릴게요!
우리가 보내는 이메일에는 크게
보낸 사람, 받는 사람, 참조(CC), 숨은 참조, 제목, 본문, 파일 첨부 등 옵션, 서명 등이 포함됩니다.
이 중 받는 사람, 참조(CC), 숨은 참조는 메일을 받아보는 수신자들에 해당해요!
다 똑같이 메일을 받아보는 건데 왜 구분이 지어져있을까요?
메일을 받고 수행할 역할이 조금씩은 다르기 때문에 구분을 해주는 것이에요!
😉 Tip! 참조와 숨은 참조의 차이는 바로 수신자가 다른 사람들에게 노출되느냐 아니냐의 차이에요! |
메일을 받는 수신자의 종류에 대해 알아봤다면
이번에는 메일을 보내는 방식에 대해 알려드릴게요!
누군가에게 메일을 받았을 때
우리는 그 메일에 직접 “답장”을 하거나, 받은 메일을 누군가에게 “전달”해 주곤 하죠!
두 가지 방법 모두 받은 메일에 이어서 새롭게 메일을 쓴다는 건 똑같은 것 같은데.. 무슨 차이가 있을까요?
😉 Tip! 여기서 답장과 전달의 가장 큰 차이점은 “첨부파일의 유무”에요! 답장은 “첨부파일이 생략”되고, 전달은 “첨부파일을 포함” 하여 메일이 작성됩니다. |
이메일에 대한 기본을 잘 이해했다면,
메일을 깔끔하게 쓰는 법을 알려주는 “이메일 소통, 이것만 기억해요 ”도 이어서 함께 알아볼까요?
<이메일 소통, 이것만 기억해요> 보러 가기
ㅣ 사무실로 걸려오는 전화가 무섭다면 📞
사무실에서 쓰는 전화에도 나름의 언어와 규칙이 있어요.
전화도 하나의 업무 소통 수단이기 때문이죠!
무작정 “여보세요”라고 받지 않으려면, 전화를 받고 걸 때 아래 내용만 기억하면 됩니다!
😉 Tip! 전화받을 때 쓰는 인사말로는 “안녕하세요”, “전화받았습니다” 등을 자주 써요. 다른 사람의 전화를 대신 받을 때는 “대신 받았습니다”라는 말로 시작하면 전화를 건 사람에게 대신 받았다는 사실을 가장 빠르고 쉽고 정확하게 알려줄 수 있겠죠! |
ㅣ 명함 주고받을 때 이것만은 하지 마세요!
요즘은 실물 명함을 잘 안 쓰기도 하고, 외부와 미팅이 없다면 명함을 쓸 일이 없기도 하죠.
그럼에도 한 번쯤은 누군가의 명함을 받게 될 텐데요.
그럴 때 이것만은 하지 말아야 할 혹은 이 정도만 지켜도 선방할 명함 매너를 알려드릴게요!
명함을 줄 때는,
상대방이 글자를 읽을 수 있는 방향으로 건네주세요.
간단한 목례를 나누며 상대방에게 직접 전달해 주세요!
상대방이 앉아 있는 책상 위에 명함을 올려놓고 가는 건 비추!
명함을 받을 때는,
건네준 명함을 빠르게 살펴보고 내가 앉아있는 자리 한편에 올려둡니다.
받은 명함을 보지도 않고 집어넣거나, 구기거나, 회의 중에 메모를 하거나, 명함을 가지고 손장난을 하거나 하는 것은 좋지 않아요!
명함 교환은 단순히 연락처 교환 목적이 아닌,
나를 이 단체의 소속 일원이라고 소개하는 것과 다름없어요!
그러니 명함을 주고받을 때는 인사를 주고받는 것과 같다고 생각하고 다뤄주세요!
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제작 및 기획 사단법인 성북청년시민회(bibil)
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